Как признать в расходах компенсацию за задержку выплаты заработка?

Трудовым кодексом предусмотрена обязанность работодателя выплатить денежную компенсацию при нарушении им сроков выплаты заработка, отпускных и (или) других сумм, причитающихся работнику. Обязанность выплаты такой компенсации не зависит от наличия вины работодателя. Между тем характер данной выплаты для целей налогообложения однозначно не определен, что допускает ее двоякое толкование. Проанализировав разъяснения чиновников и судебную практику по этому вопросу, мы предложили «упрощенцам» выгодный и (что особенно важно) безопасный вариант решения проблемы.

Компенсация за задержку выплаты заработка

Согласно ст. 21 ТК РФ работник имеет право своевременно и в полном объеме получать зарплату в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы. В свою очередь, работодатель в силу ст. 22 ТК РФ обязан выплачивать в полном размере причитающуюся работникам зарплату в сроки, установленные по ТК РФ, коллективному договору, правилам внутреннего трудового распорядка, трудовым договорам (Письмо Минтруда России от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375).

В статье 136 ТК РФ сказано, что выплата заработка должна производиться не реже чем каждые полмесяца и конкретная дата выплаты должна быть закреплена во внутренних документах работодателя (в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре). Причем эта дата не должна быть позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который начислена заработная плата.

Как видим, Трудовой кодекс не определяет конкретные сроки выплаты заработка, а лишь устанавливает требования о его выплате не реже чем каждые полмесяца и максимально допустимом промежутке времени после окончания отработанного периода (как правило, месяца), в течение которого должна быть выплачена часть заработной платы за этот период. Добавим: если компания установит не конкретную дату выплаты заработной платы, а интервал из нескольких дней, то ей грозит штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (см., например, Апелляционное определение Свердловского областного суда от 10.08.2017 № 33а-13285/2017). Аналогичный штраф будет возложен на компанию, если она будет выплачивать заработную плату только один раз в месяц (см., например, Определение Приморского краевого суда от 06.07.2015 по делу № 33-5599) или если интервал между выплатами составит более 15 дней (см., например, Апелляционное определение Ульяновского областного суда от 01.04.2014 по делу № 33-980/2014).

Обратите внимание: если период просрочки по выплате заработка превысит 15 календарных дней, то сотрудник в соответствии со ст. 142 ТК РФ вправе приостановить работу до выплаты ему задержанной суммы, письменно уведомив об этом работодателя. Как отмечено в Письме Минтруда России от 18.08.2017 № 14-2/В-761, приостановка работы означает прекращение выполнения трудовых обязанностей, в том числе во время нахождения сотрудника в командировке. А в Письме Минтруда России от 25.12.2013 № 14-2-337 сказано, что в период приостановления работы сотрудник имеет право в свое рабочее время отсутствовать на рабочем месте.

Добавим: при выплате зарплаты за отработанный период нужно выдать сотруднику расчетный листок по форме, утвержденной приказом руководителя организации (ст. 136 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375), способом (на бумаге или электронно), предусмотренным трудовым или коллективным договором (письма Минтруда России от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459, от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

К сведению: Минтруд в п. 4 Письма от 18.08.2017 № 14-2/В-761 подчеркнул: предусмотренное ст. 136 ТК РФ право работника на получение заработной платы не реже чем каждые полмесяца относится к числу условий, установленных законодательством. Поэтому данное условие не может быть ухудшено ни по соглашению сторон, ни на основании коллективного договора.

Те работодатели (или уполномоченные им в установленном порядке представители), которые осуществили выплату заработка с нарушением предусмотренных внутренними документами сроков, несут ответственность по ТК РФ и иным федеральным законам (ст. 142 ТК РФ). В частности, ст. 236 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя выплатить денежную компенсацию при нарушении им сроков выплаты заработной платы, отпускных и (или) других сумм, причитающихся работнику. При этом обязанность выплаты компенсации не зависит от наличия вины работодателя.

К сведению: из содержания ст. 236 ТК РФ следует, что работодатель обязан выплатить работнику компенсацию даже за один день задержки выдачи заработной платы.

Выплата компенсации производится за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты и заканчивая днем фактического расчета включительно. При этом минимальный размер такой компенсации не может быть ниже 1/150 действующей в период задержки ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм. А максимальный размер можно установить коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом.

Если в установленный срок выплата заработка (других сумм) произведена лишь частично, то размер компенсации исчисляется исходя из фактически не выплаченных в срок сумм.

К сведению: расчет денежной компенсации (ДК) за задержку выплаты заработка производится за каждый день периода просрочки (ПП) по следующей формуле (исходя из ключевой ставки ЦБ РФ (КС), если работодатель не установил повышенный размер компенсации):

ДК = Сумма выплаты х 1/150 КС х ПП

Пример 1.

В трудовом договоре прописано, что зарплата за вторую половину месяца выдается (перечисляется) 10-го числа следующего месяца. Соответственно, в ноябре выплата зарплаты должна быть произведена 9-го числа. Но по факту зарплата за вторую половину октября Кузнецову С. А. в размере 31 768 руб. была выплачена лишь 16 ноября. Локальными актами работодателя не предусмотрен повышенный размер компенсации за задержку выплаты заработка.

Количество дней просрочки составило 7 дней.

С 17.09.2018 действует ключевая ставка ЦБ РФ – 7,5% (Информация ЦБ РФ от 14.09.2018).

Таким образом, компенсация, подлежащая выплате Кузнецову С. А., будет равна 111,2 руб. (31 768 руб. х 7,5%/150 х 7 дн.).

Административная и уголовная ответственность

Помимо ответственности, предусмотренной ТК РФ, работодатель за невыплату или неполную выплату в установленный срок заработной платы, других сумм в рамках трудовых отношений несет административную и уголовную ответственность.

Административная ответственность за обозначенные деяния установлена в ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ – в виде предупреждения (законопроектом № 473887-7 предложено исключить из ч. 6 наказание в виде предупреждения) или штрафа. Размер санкций покажем в таблице.

Задержали зарплату? Правильно рассчитайте компенсацию

Согласно действующему трудовому законодательству, заработная плата должна выплачиваться сотрудникам строго в установленные сроки. И нарушать закон работодателю крайне невыгодно. Но случаются разные ситуации. Особенно сложно бывает строго соблюдать сроки небольшим, недавно открывшимся компаниям. Нестабильная экономическая ситуация, отсутствие устойчивой позиции в занимаемой нише приводят к так называемым провалам бюджета. А они неизбежно влекут за собой задержку зарплаты.

Что делать, если выплаты произведены несвоевременно? Рассчитайте компенсацию. О том, как это сделать правильно, пойдет речь в данной статье.

Нормативная база компенсаций по зарплате

Своевременно выплачивать сотрудникам заработную плату работодателей обязывает ст. 21 ТК и ст. 37 Конституции. В перечень обязательств входят:

• Начисление и выплата зарплаты дважды в месяц (со строгим соблюдением сроков).
• Выплата компенсации в случае задержки зарплаты.
• Компенсация задержки любых начислений, включая выходное пособие, отпускные и т.п.
• Информирование работников о размере компенсации.

С чего начинается расчет компенсации?

Прежде чем рассчитывать компенсацию, необходимо выяснить, по чьей вине произошла задержка выплаты. Если виноват работодатель, компенсация начисляется и выплачивается. Если сам работник – нет. К последнему случаю относятся ситуации, когда работники несвоевременно предоставляют данные банковских карт, не являются в бухгалтерию (если в компании осуществляется наличный расчет).

Итак, виноват в задержке работодатель. Вводными для расчета компенсации будут:

• Точная дата выплаты заработной платы (от этой даты высчитывается просрочка).
• Количество дней просрочки.
• Ставка ЦБ для расчета компенсации либо коэффициент, указанный в договоре.

Формула расчета компенсации

Для расчета используются две формулы. Одна из них позволяет рассчитывать компенсацию по ставке рефинансирования ЦБ. Другая – по указанному в трудовом договоре коэффициенту.

Если используется ставка рефинансирования, формула выглядит следующим образом:

Компенсация = зарплата * 1/150 * ставка рефинансирования Центробанка * количество дней просрочки.

Если в договоре указан коэффициент (как правило он указывается в процентах), расчет осуществляется по такой формуле:

Компенсация = зарплата * коэффициент в % * количество дней просрочки.

Примеры расчетов компенсации зарплаты

ООО «Феникс» выплачивает заработную плату 9 числа ежемесячно. В июне 9 число было выходным днем. Бухгалтер компании не учел необходимости произвести выплаты накануне, то есть 8 числа. Зарплату сотрудники получили 11 июня, в понедельник. Соответственно, компания должна выплатить компенсацию за 3 дня просрочки. В договорах сотрудников указан коэффициент в размере 0,1% за каждый день задержки выплаты зарплаты.

Оклад менеджера ООО «Феникс» составляет 28352 рубля. Рассчитываем компенсацию по соответствующей формуле:

28352 * 0,001 (1% от суммы оклада) *3 (количество дней просрочки) = 85,06

Сумма к выплате каждому менеджеру – 85 руб. 06 коп.

ООО «АРТ» выплачивает аванс работникам 21 числа каждого месяца. В июне фактическая выплата была осуществлена только 27 числа. Просрочка составила 6 дней (с учетом двух выходных, поскольку количество определяется календарным методом). Так как в договорах сотрудников коэффициент за просрочку не указан, используется формула расчета со ставкой рефинансирования ЦБ. Ее актуальный размер составляет 7,25%.

Компенсация рассчитывается следующим образом:

15830 рублей (сумма задержанного аванса) * (1/150 *7,25%) * 6 (количество дней просрочки) = 45,90.

Сумма компенсации составила 45 руб. 90 коп.

Какая формула лучше?

Часто начинающие предприниматели задаются вопросом: использовать при расчете компенсации ставку рефинансирования ЦБ или указывать фиксированный коэффициент в трудовом договоре? Каждый из вариантов имеет свои особенности.

Фиксированный коэффициент, указанный в договоре, заметно упрощает расчеты. Все, что нужно, разово рассчитать сумму компенсации за один день просрочки, а потом умножать ее на нужное количество дней. Но при использовании такой формулы расчета сумма компенсации будет больше, чем при использовании минимальной ставки, установленной Центробанком.

Выплата компенсаций с учетом ставки рефинансирования расчеты усложняет. В этом случае важно отслеживать колебания ставки, использовать актуальные данные в вычислительных процессах. И, безусловно, при каждой новой задержке выплаты зарплаты придется расчеты осуществлять заново. Упростить процесс позволяет использование функциональных онлайн-калькуляторов. Но их рекомендуется перепроверять. Иногда изменение ставки не успевают отображать на профильных ресурсах. И использование онлайн-калькулятора с неактуальными данными не является оправданием для работодателя, произведшего некорректные зарплатные расчеты.

Фактически выбор остается за вами. Используйте фиксированный коэффициент и предельно упрощайте расчеты. Экономьте средства, осуществляя расчеты с учетом актуальной ставки рефинансирования Центробанка. А еще лучше – не допускайте задержек выплаты заработной платы. Тогда не придется нести дополнительные расходы и увеличивать нагрузку на штатную бухгалтерию.

Как рассчитать компенсацию за задержку зарплаты?

Трудовой кодекс РФ обязывает компании выплачивать сотрудникам зарплату точно в срок. И добросовестные работодатели никогда не нарушают закон. Однако ситуации бывают разные, особенно если речь идёт о маленькой, недавно появившейся на рынке фирме, пытающейся выжить в условиях нестабильной экономической ситуации. Выплачивать сотрудникам деньги вовремя получается не всегда. Если по какой-либо причине произошла задержка, сотрудникам должна быть выплачена компенсация. Какой она должна быть? Как рассчитать её правильно? Об этом мы и поговорим.

Что говорит закон?

Зарплату сотрудникам нужно выплачивать своевременно. К этому обязывает как 21-я статья Трудового кодекса, так и 37-я статья Конституции. На основании этих статей каждый работодатель обязан:

• Начислять зарплату в полном объёме два раза в месяц точно в установленный срок;
• Выплачивать компенсацию в случае задержки;
• Компенсировать задержки любых начислений, будь то зарплата, аванс, отпускные, выходные пособия;
• Сообщать работникам о величине компенсации.

Размер зарплаты, сроки выплаты и величина компенсации при задержках прописывается в трудовом договоре. Закон не устанавливает точный размер компенсации, но по ТК РФ она должна быть не меньше 1/150 зарплаты, умноженной на настоящую ставку рефинансирования ЦБ за день просрочки. Если размер компенсации не указан в трудовом договоре, эта сумма автоматически приравнивается к минимальной.

Как рассчитывать компенсацию за задержку?

В случаях задержек самое главное помнить один нюанс – задержка считается задержкой только если она происходит по вине работодателя. Если сотрудник сам не явился в бухгалтерию за деньгами или не предоставил данные банковской карты, на которую нужно зачислять деньги, это полностью его вина. Требовать компенсацию в этом случае он не в праве.

Начиная расчёты, очень важно в первую очередь обратить внимание на:

• Точную дату выдачи зарплаты – с неё пойдёт расчёт количества дней просрочки;
• Собственно, само количество дней задержки;
• Ставку для расчёта компенсации (это либо ставка ЦБ, либо коэффициент, прописанный в договоре).

Зарплаты в России обычно зачисляются в периоды с 5-го по 7-е и с 20-го по 25-е число каждого месяца. Но в трудовом договоре не может быть указан период выплат. Там должны быть конкретные числа. Если день выплаты совпадает с выходным днём, оплата труда начисляется накануне (т.е., если сотруднику платят зарплату каждое 6-е число месяца, и в данном месяце 6-е – воскресенье, зарплата должна быть выдана 4-го).

Дни задержки рассчитываются по календарным дням. Т.е. как дни просрочки учитываются и рабочие, и выходные дни.

Очень важный момент – зарплата должна выплачиваться работнику точно в срок независимо от того, насколько хорошо он работал. Работодатель не может отказать сотруднику в выплате зарплаты, даже если последний вообще не являлся на работу или был на рабочем месте, но ничего не делал. За это сотрудника можно уволить, но оставить без зарплаты нельзя.

Формула расчёта. Основных формул, на самом деле, существует две. Какую из них применять, зависит от того, указана ли в трудовом договоре ставка, по которой начисляется компенсация.

Если ставка в договоре указана, тогда формула выглядит так:

К – компенсация за задержку;

З – размер зарплаты сотрудника;

С – ставка, установленная в договоре (чаще всего указывается в процентах);

Д – количество дней просрочки.

Если ставка в договоре не указана, она автоматически становится зависимой от ставки рефинансирования Центробанка, и формула получается такая:

К = З * 1/150 * Ц * Д

К – компенсация за задержку;

Д – количество дней.

Умножение на дробь с единицей в числителе – это всё равно, что деление на знаменатель, поэтому формулу можно записать чуть проще:

К = З / 150 * Ц * Д

Примеры расчётов

Пример 1. Компания «Фиалка» выплачивает работающим в ней дизайнерам зарплату каждое седьмое число месяца. 7 февраля выпало на субботу. Это был нерабочий день. Но «Фиалка» — молодая компания, которая не учла, что выплаты нужно производить накануне, и выплатила сотрудникам зарплату в понедельник – 9 февраля.

В Трудовом договоре прописано, что если работодатель задерживает выплаты, он обязан заплатить сотруднику компенсацию, которая составляет 0,1% от суммы за каждый день просрочки.

По закону зарплата сотрудникам должна была быть выплачена в пятницу, 6 февраля. Вместо этого сотрудники получили её 9-го. Получается – 3 дня задержки.

Зарплата дизайнера составляет 25000 руб. Таким образом, мы получаем следующие показатели:

Подставляем показатели в формулу:

25000 * 0, 001 * 3 = 75

Такую сумму компания должна выплатить каждому дизайнеру.

Пример 2. Аналогичная компания «Василёк» точно так же должна была выплатить дизайнерам зарплату в пятницу 6 февраля. Но сотрудники получили деньги только 9-го числа. Но, в отличие от компании «Фиалка» у компании «Василёк» в трудовом договоре с дизайнерами не указано, по какой ставке рассчитывается компенсация за задержку.

Следовательно, для расчёта необходимых выплат нужно знать ставку рефинансирования центрального банка. Возьмём показатель, актуальный в 2017 году – 10%.

Показатели у нас получаются следующие:

Подставляем в формулу:

25000 / 150 * 0,1 * 3 = 50 р.

Фиксированная ставка или оплата компенсации по ставке ЦБ?

Многих начинающих предпринимателей волнует вопрос – как поступить лучше, указывать ставку в договоре или начислять по минимальной, установленной законом? И у того, и у другого варианта есть свои «за» и «против». Если указать фиксированную ставку в договоре, можно значительно упростить расчёты, посчитать размер компенсации за 1 день заранее, и потом просто умножать это число на количество дней, если будут возникать задержки. Но с другой стороны, сумма выплат будет всегда больше, чем если выплачивать компенсацию по ставке ЦБ. Но если вы решили платить по ставке ЦБ, вам нужно будет постоянно следить за изменением ставки рефинансирования и каждый раз производить расчёты по новой.

Однако если раньше это действительно занимало время, то сейчас процесс значительно упрощён. В интернете есть множество онлайн-калькуляторов. Однако их нужно проверять. Иногда ставка ЦБ меняется, а на сайтах показатели менять не успевают. В результате вы получаете неверное число.

В любом случае, фиксированная ставка несколько упрощает процесс расчётов. Но что выбрать – решать вам.