Задачи и виды судебного делопроизводства

Тема 1. Общие характеристики судебного делопроизводства в Российской Федерации

Делопроизводство – это регулируемая правовыми нормами деятельность, направленная на регистрацию, учет, движение судебных дел и других материалов, справочно-информационный поиск и контроль исполнения документов, подготовку материалов к последующему хранению и использованию.

Делопроизводство — важнейший вид деятельности любого суда, поскольку эффективно организованное делопроизводство в суде способствует выполнению одной из главных функций, возлагаемых на суды, — рассмотрению уголовных, гражданских, административных дел в установленные законом сроки и принятию законных и обоснованных решений, т.е. осуществлению правосудия.

Вопрос 2. Общие признаки, функции и стадии судебного делопроизводства.

Организация делопроизводства в суде имеет своей целью обеспечить соблюдение процессуальных норм, исполнение приговоров, решений, определений и постановлений суда, четкое и культурное обслуживание обращающихся в суд граждан, юридических лиц, представителей учреждений и организаций, выполнение других функций суда,

Главной отличительной чертой судебного делопроизводства является то, что требование создания, обработки, использования судебных документов базируется на нормах закона Уголовно-процессуального и Гражданского процессуального кодексов Российской Федерации, Кодекса об административных правонарушениях. В этих актах содержатся основные правила, регламентирующие структуру поступающих и создаваемых в суде документов, их обязательные реквизиты, схему движения дела в зависимости от категории дела и порядка его рассмотрения, процессуальные сроки рассмотрения, порядок обращения к исполнению судебных актов и т.д.

При организации и ведении судебного делопроизводства необходимо учитывать основные требования к оформлению документов в обычном деловом документообороте (ГОСТ Р 6.30—2003).

Государственный стандарт Российской Федерации распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты и другие документы, включенные в общероссийский классификатор управленческой документации.

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. Эти требования в полной мере относятся к документам общего делопроизводства в суде (например, деловые письма, протоколы и решения собраний судей, приказы по личному составу, акты проверок состояния делопроизводства в суде).

Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации, является Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденная приказом Судебного департамента от 29 апреля 2003 г. № 36.

Ключевые определения

Определения суда – это судебные акты, которыми могут оформляться результаты разрешения судом вопросов на любом этапе судебного процесса. Основное отличие определения от решения: в определениях не дается ответа по существу заявленных требований.

Постановление суда — в РФ вид судебных актов. В уголовном процессе это решение, принятое президиумами судов при пересмотре приговоров, определений и постановлений, вступивших в законную силу; всякое решение, принятое судьей единолично, кроме приговора.

Приговор — процессуальный акт правосудия. Это решение суда о виновности или невиновности подсудимого и назначении ему наказания, либо об освобождении его от наказания, вынесенное судом первой или апелляционной инстанции.

Процессуальные нормы — нормы, закрепляющие процедуры (порядок) осуществления субъектами их прав и обязанностей и отвечающие на вопрос: «как следует осуществить материальные предписания». Это значит, что процессуальные нормы закрепляют процедуры совершения тех или иных процессуальных действий.

Решение суда – это выносимое судом решение по существу заявленных истцом или заявителем требований. Решением суда производство по делу оканчивается/прекращается.

Контрольные вопросы:

1. Сформулируйте понятие судебного делопроизводства как отрасли деятельности.

2. Назовите, каким документом регламентируется основные требования к оформлению документов в обычном деловом документообороте.

3. Объясните цель организации делопроизводства в суде.

4. Перечислите, основные положения, которые устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 к требованиям ведения делопроизводства в суде.

Краткие итоги

Судебное делопроизводство – совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документооборота.

Правильная организация делопроизводства является одним из важнейших условий надлежащей работы судов, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения судебных дел, исполнения приговоров, решений, определений и постановлений суда, четкого обеспечения процессуальных прав участников судопроизводства.

Задачи и виды судебного делопроизводства

Делопроизводство является одним из важнейших видов деятельности любого суда, поскольку эффективно организованное делопроизводство способствует выполнению одной из главных функций, возлагаемых на суды, — рассмотрению уголовных, гражданских, административных дел в установленные законом сроки и принятию законных и обоснованных решений, т. е. осуществлению правосудия [1] .

Важно понимать, что от каждого документа, поступившего в суд, может зависеть судьба человека. Утрата документа, несвоевременное исполнение либо направление его не надлежащему исполнителю могут повлечь нарушение охраняемых законом прав и интересов граждан и организаций, что в условиях демократического правового государства недопустимо. Данное обстоятельство не только умаляет авторитет судебной власти, но и порождает недоверие граждан к суду.

Цели организации делопроизводства в суде — обеспечить соблюдение процессуальных норм, исполнение приговоров, решений, определений и постановлений суда, четкое и культурное обслуживание обращающихся в суд граждан, юридических лиц, представителей учреждений и организаций, выполнение других функций суда.

Из целей делопроизводства можно последовательно вывести задачи делопроизводства:

• • создание документов с последующей фиксацией на носителе;
• • передача документов по назначению и их исполнение или принятие по ним решений;
• • регистрация документов и контроль за их оформлением и исполнением;
• • защита информации, обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документе;
• • систематизация и хранение документов, обеспечивающие допуск к ним.

Правила организации делопроизводства в судах основаны на постановлении Правительства РФ от 15.06.2009 №477 (ред. от 07.09.2011) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», которое вводит единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (он не распространяется на работу с документами, содержащими гостайну).

В судах сложились две основные системы делопроизводства: система делопроизводства в арбитражных судах и система делопроизводства в судах общей юрисдикции, с некоторыми особенностями, установленными для военных судов.

Закрепленные данными документами правила ведения делопроизводства в судах общей юрисдикции и арбитражных судах имеют, как уже отмечалось, строго императивный характер: судья, помощник судьи и работники аппарата суда несут персональную ответственность за соблюдение их требований, сохранность судебных дел, бланков строгой отчетности и служебных документов.

Как уже говорилось, правильная организация делопроизводства в судах — залог обеспечения надлежащей работы суда, соблюдения процессуальных норм и, как следствие, гарантированной законом судебной защиты прав и интересов граждан.

Эта важнейшая функция возложена на канцелярию суда. Канцелярия структурно входит в состав аппарата любого суда, это своеобразный штаб, куда стекается информация из различных внешних и внутренних источников.

В зависимости от вида информации, циркулирующей в суде, выделяют секретное, несекретное и архивное делопроизводство.

Организация секретного делопроизводства осуществляется в соответствии с требованиями Закона РФ «О государственной тайне» (ст. 5-12,15-19,25), а также ряда приказов Министра обороны РФ, касающихся защиты государственной тайны в Вооруженных Силах РФ [2] . Секретное делопроизводство осуществляется преимущественно в военных судах, однако может быть предусмотрено инструкцией и в судах общей юрисдикции, например, в Верховном Суде РФ ведение секретного делопроизводства осуществляется Первым отделом Суда совместно с подразделениями Суда в установленном порядке [3] .

На работников, ведущих делопроизводство в суде, возлагаются:

• • проверка наличия допусков к работе со сведениями, составляющими государственную тайну, у судей и сотрудников аппарата суда;
• • оформление необходимых для получения допусков документов;
• • представление председателю суда доклада о состоянии режима секретности;
• • ведение, учет, хранение секретных книг, нарядов, журналов;
• • регистрация, выдача, направление секретных дел (уголовных, гражданских);
• • исполнение служебных документов по организации в суде секретного делопроизводства;
• • составление секретной статистической отчетности, прием и отправка секретной корреспонденции;
• • ведение учета сейфов, рабочих тетрадей, печатей и штампов;
• • проведение проверок наличия секретных документов у исполнителей;
• • контроль за соблюдением исполнителями правил изготовления, учета, хранения и размножения грифованных документов.

| Запрещается допускать к работе с секретными документами лиц, в отношении которых не принято решение о возможности их использования на секретной работе.

В соответствии с функциональными обязанностями сотрудников аппарата в суде разрабатывается номенклатура должностей, подлежащих оформлению на допуск к особой важности, совершенно секретным и секретным сведениям. Эта номенклатура составляется в двух экземплярах и направляется для согласования в соответствующий орган безопасности. После согласования возвращенный первый экземпляр номенклатуры должностей утверждается председателем суда. Номенклатура должностей пересматривается не реже одного раза в 5 лет. Текущие изменения и дополнения вносятся в нее по указанию председателя суда и согласовываются с соответствующим органом безопасности.

В суде (в первую очередь это касается гарнизонных военных судов) должны быть созданы такие условия для работы с секретными документами (судебными делами, связанными с государственной тайной) и их хранения, которые бы гарантировали сохранность указанных документов и исключали всякую возможность доступа к ним посторонних лиц. Поэтому выбор помещения для размещения секретного делопроизводства и надлежащее его оборудование имеет важное значение в системе мер по обеспечению режима секретности.

Секретное и несекретное делопроизводство должно размещаться раздельно друг от друга. Однако, в любом случае, необходимо соблюдать обязательные условия раздельного хранения секретных и несекретных документов и работы с секретными документами за отдельным столом.

Помещение для размещения секретного делопроизводства обязательно оборудуется всеми средствами противопожарной безопасности. На случай пожара и других стихийных бедствий в суде разрабатывается и утверждается председателем соответствующая инструкция, в которой отражаются вопросы о порядке вызова должностных лиц суда, вскрытия помещений, очередности спасения и эвакуации документов, а также перечень лиц, привлекающихся к выносу и охране секретных и других документов, иные вопросы.

В суде должен осуществляться постоянный контроль наличия и движения секретных документов.

В соответствии с Перечнем служебных документов и сведений, представляемых окружными (флотскими) военными судами в Главное управление обеспечения деятельности военных судов и Военную коллегию Верховного Суда РФ, председатели окружных (флотских) военных судов представляют ежегодный доклад в Главное управление о состоянии режима защиты государственной тайны.

Состояние режима защиты государственной тайны в военных судах проверяется в ходе выездов в суды работниками Главного управления обеспечения деятельности военных судов.

Организация несекретного делопроизводства. Общее руководство делопроизводством в суде осуществляет председатель.

Непосредственная организация несекретного делопроизводства, ответственность за его состояние возлагаются на начальника отдела суда (иного работника аппарата, на которого возложены данные обязанности).

Функциональные обязанности работников аппарата суда, ответственных за отдельные участки несекретного делопроизводства, определяются Положением об аппарате суда и конкретизируются в приказе председателя.

Несекретное делопроизводство должно размещаться в изолированном помещении, оборудованном в соответствии с требованиями закона.

Право ведения служебной переписки предоставлено председателю суда (в его отсутствие — заместителю или исполняющему обязанности).

Служебные документы направляются председателю суда и рассматриваются, как правило, в день поступления, а документы с отметкой «срочно» и телеграммы — немедленно. Служебные документы до исполнителей доводятся в кратчайший срок.

Поручение по исполнению служебного документа дается в форме резолюции председателя на свободных от текста полях этого документа. При необходимости для написания поручения, а также для ознакомления с документами прилагаются специальные листы. Если поручение дается нескольким должностным лицам, то указывается лицо, ответственное за своевременное и качественное исполнение документа.

В случае если решение вопроса, изложенного в служебном документе, не входит в компетенцию председателя, то такой служебный документ направляется по подведомственности.

Если в документе наряду с вопросами, относящимися к компетенции председателя суда, которому адресован документ, затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в другом учреждении, то из него делается выписка (снимается копия), которая направляется по принадлежности, о чем уведомляется лицо, обратившееся в суд.

Лицо, ответственное за исполнение документа, получает документ в день его регистрации или на следующий день с поручением (резолюцией) председателя суда.

Исполнение документа — сбор и обработка необходимой информации; подготовка проекта документа, его оформление; согласование, представление на подписание (утверждение) председателю суда; подготовка к пересылке адресату.

Исполненные и представленные на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения. К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке. На исходящем письме (подлиннике и копии, подшиваемом в дело) исполнителем указывается индекс документа, на который подготовлен ответ.

При уходе исполнителя документа в отпуск, убытии в командировку, перемещении по службе или увольнении имеющиеся у него документы передаются по указанию председателя другому сотруднику суда с обязательной отметкой в журнале учета входящих (исходящих) служебных документов.

В случае утраты служебного документа сотрудник аппарата суда обязан немедленно доложить об этом председателю, который по факту утраты организует проведение служебного расследования. Служебный документ считается исполненным, когда изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена. Исполненные документы подшиваются в дела или наряды, если речь идет о военном суде (председатель военного суда лично осуществляет контроль исполнения служебных документов).

Один раз в год (в январе года, следующего за отчетным) состояние несекретного делопроизводства проверяется комиссией, назначаемой председателем. Члены комиссии перед проверкой инструктируются.

Комиссия проверяет выполнение требований закона в отношении работы с делами, наличие дел, нарядов, документов и изданий с грифом «Для служебного пользования», бланков строгого учета, печатей и штампов, наличие служебных документов, не подшитых в дела (наряды), и, выборочно, наличие служебных документов из числа наиболее важных. Проверка наличия производится путем сверки книг и журналов учета с фактическим наличием документов, а также отметок в этих книгах и журналах об уничтожении или отправке документов с актами и реестрами.

0 результатах проверки составляется акт, который представляется председателю суда для утверждения и принятия мер к устранению выявленных недостатков. К акту прилагается перечень не подшитых в дела и наряды документов.

Кроме того, проверка состояния и организации несекретного делопроизводства в суде в ходе выездов осуществляется работниками Главного управления обеспечения деятельности судов. Результаты проверки отражаются в итоговой справке по результатам выезда и доводятся до председателя суда.

Организация архивного делопроизводства. Работа со служебными документами, судебными делами судов как в делопроизводстве, так и в архивном делопроизводстве представляет собой единый процесс [4] .

Судебное делопроизводство имеет свое логическое окончание в организации подготовки дел к архивному хранению. Тем не менее роль архива суда, его фондов имеет важное значение и в общем плане — документально выражает многолетний результат деятельности по отправлению правосудия в каждом суде общей юрисдикции [5] .

Своевременное и качественное оформление служебных документов, судебных дел, формирование нарядов, обеспечение сохранности всех документов, имеющих практическую и научную ценность, является важнейшей задачей как делопроизводства, так и архивного делопроизводства.

Организованная надлежащим образом работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор дел, производств, нарядов для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности суда.

Председатель суда несет ответственность за состояние и сохранность законченных производством уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях, дел (нарядов), книг и журналов, качественную и своевременную сдачу их в архив.

На работников, ведущих архивное делопроизводство в военном суде, возлагаются следующие задачи:

• • прием, учет и архивное хранение материалов, книг, нарядов, журналов, судебных дел, исполнение по которым закончено;
• • переписка и изготовление справок по архивным делам, изготовление копий документов и материалов архивного хранения по запросам;
• • обращение к исполнению судебных решений вышестоящих инстанций, поступивших по делам, находящимся на хранении в архиве;
• • подготовка и отправка в Центральный архив материалов, срок хранения которых истек;
• • уничтожение дел и других материалов, в том числе грифованных документов, по истечении срока их хранения.

Архивный фонд — это законченные производством судебные дела, а также книги, дела (наряды), журналы.

Учет и хранение архивных материалов в суде возлагается по указанию председателя суда на начальника отдела либо на одного из работников аппарата.

Хранение архивных документов целесообразно организовать отдельно от текущего делопроизводства. Помещения архивохранилищ должны быть сухими, безопасными в противопожарном отношении, с капитальными перегородками от других помещений и санитарнотехнических коммуникаций; оборудованы металлическими либо обитыми железом входными дверями с прочными запорами, металлическими решетками или прочными внутренними ставнями на окнах.

В суде должна регулярно проводиться работа по отбору дел, материалов с истекшими сроками хранения. На архивные дела, отобранные к уничтожению, составляется акт, который утверждается председателем суда. Акты подшиваются в специальное дело.

Уничтожение архивных дел, включенных в акт, производится путем механической переработки на бумагоперерабатывающих предприятиях. Уничтожать архивные документы другими способами, а также использовать документы из дел для черновиков и хозяйственных нужд запрещается.

Закончив уничтожение документов, все члены комиссии подписывают акт об уничтожении документов.

После уничтожения дел в книгах учета производятся отметки об их уничтожении. Акты подшиваются в отдельный наряд либо в наряд с описями на сданные в архив дела, книги, наряды и журналы.

Осуществление контроля ведения судебного делопроизводства

Контроль судебного делопроизводства — действия полномочных субъектов в федеральных судах и органах государственной власти специальной компетенции, направленные на изучение положения дел на всех участках организации судебного делопроизводства и своевременное выявление отрицательно сказывающихся факторов на исполнении должностных обязанностей работников аппаратов судов, в целях устранения выявленных нарушений.

Контроль судебного делопроизводства заключается в выявлении случаев несоответствия нормативным требованиям организации, сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства суда и принятии мер по устранению выявленных нарушений (схема 8).

Контроль в судебном делопроизводстве осуществляется на разных уровнях:

• • лично работником аппарата суда (самоконтроль, идентификация);
• • начальниками структурных подразделений суда или вышестоящими должностными лицами в обособленных группах, входящих в данное подразделение;

Схема 8. Цели контроля судебного делопроизводства

• • председателями судебного состава, судебной коллегии, прямо или косвенно контролирующими деятельность работников аппарата суда, обеспечивающих их деятельность;
• • председателями судов;
• • Судебным департаментом при Верховном Суде РФ и специально уполномоченных органов исполнительной власти в субъектах РФ по отношению к ведению делопроизводства на судебных участках мировых судей.

В зависимости от обстоятельств, послуживших основаниями его возникновения, характеристики объекта и предмета контроля, хронологических измерений в его проведении выделяют следующие виды контроля ведения судебного делопроизводства (схема 9):

Обязательный контроль основан на нормативных указаниях, правилах, формах, определённых сроках и т.п.; инициативный — на самостоятельном принятии решения об осуществлении контроля его уполномоченными субъектами.

Пассивный контроль осуществляется дискретно, по окончании какого-либо процесса, активный контроль осуществляется постоянно в ходе ведения судебного делопроизводства.

Единичный контроль может быть осуществлён только по отношению к единственному и уникальному предмету, множественный контроль предполагает комплексность исследований одновременно по отношению к двум и более предметам материального мира, образующимся в деятельности

Схема 9. Виды контроля судебного делопроизводства

по обеспечению судопроизводства (ведение журналов и нарядов в экспедиции суда, формирование материалов судебных дел секретарями судебного заседания в отделе по обеспечению деятельности судебной коллегии по уголовным делам по первой инстанции и т. д.).

Однофункционалъный и многофункциональный определяется объёмами операций, которые выполняются его субъектами. Многофункциональный контроль не умаляет значения однофункционального контроля, способного оперативно решать разноплановые вопросы в практике осуществления ведения судебного делопроизводства.

Предварительный контроль может быть осуществлён до решения вопроса о проведении всестороннего планового контроля. Текущий контроль ведения делопроизводства в судах общей юрисдикции является обязательной составной частью в ежедневной организации работы структурных подразделений судов общей юрисдикции.

Формы контроля ведения судебного делопроизводства (табл. 13):

Наименование формы

Сущность формы

Основано на методе сбора первичной информации о деятельности работников аппарата суда полномочным контролирующим субъектом путём её прямой и непосредственной визуализации (созерцания).

Представляет собой проанализированное наблюдение, при использовании операций систематизации и оценки явлений.

Продолжение таблицы 13 ?

Продолжение таблицы 13

Наименование формы

Сущность формы

Аналитическая операция субъекта контроля, основанная на методах сравнения и сопоставления.

Обеспечивает потребности выявления фактического наличия единиц (предметов материального мира, обеспечивающих потребности судопроизводства), без анализа их сущности и правильности обработки делопроизводством.

Мобилизует внутренние, персональные источники во благо достижения общих целей контроля.

Состоит в определении соответствия государственного гражданского служащего занимаемой должности, в ходе которой его деятельность контролируется и оценивается индивидуально в установленном о государственной гражданской службе порядке.

Заключается в удостоверении степени соответствия исследуемых объектов и предметов контроля действующим требованиям ведения и организации судебного делопроизводства, как в документообороте суда общей юрисдикции в целом, так и в условиях целевого выбора по направлениям.

Наиболее востребованной формой контроля судебного делопроизводства являются проверки, которые можно классифицировать:

по времени проведения

-> плановые (комплексные, целевые), внеплановые (оперативные), повторные (контрольные)

по индивидуально определённому предмету судебного делопроизводства в зависимости от поставленных целей изучения

-> проверка организации регистрации входящей документации, обеспечения открытости и доступности правосудия и т.д.

по месту проведения во внутренней иерархической структуре судебной системы

-> проверка работы аппарата районного суда

по субъекту проведения

-> единоличная (например, начальник отдела в штатной структуре аппарата суда) и коллегиальная (например, комиссия из числа работников организационно-правового отдела Управления (отдела) Судебного департамента в субъекте РФ)

С учетом предмета проверки и ее целей проводятся следующие проверки судебного делопроизводства: проверки судебного делопроизводства в судебных инстанциях, коллегиях и составах суда, по категориям судебных дел; проверки организации входящего и исходящего документооборота; проверки обеспечения открытости и доступности правосудия для гражданского общества; проверки ведения работы по систематизации законодательства и обобщению судебной практики; проверки ведения учётно-статистической работы; проверки организации архивного делопроизводства; проверки формирования номенклатуры дел, ведения нарядов и журналов суда; проверки организации работы с вещественными доказательствами, проверки организации учёта, хранения, использования и уничтожения печатей и бланочной продукции.

Контроль ведения судебного делопроизводства является общим родовым понятием по отношению к видовому—контролю исполнения.

Контроль исполнения документа включает постановку документа на учет, регулирование хода исполнения, снятие исполнительного документа с контроля, направление исполнительного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителя о состоянии исполнения документов.

Контроль исполнения документов в суде можно разделить на:

контроль, осуществляемый председателем суда

за сроками рассмотрения гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях (процессуальные сроки)

контроль, осуществляемый работниками отдела делопроизводства (по документам общего делопроизводства)

соблюдение исполнительской дисциплины при исполнении организационно-распорядительных документов, писем, обращений.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов в суде (в том числе и сдача в архив дел, по которым судом вынесены судебные постановления). Основная цель контроля — обеспечить своевременное и качественное исполнение документов.

Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным (устанавливается председателем суда в резолюции).

Контроль исполнения документа включает постановку документа на учет, регулирование хода исполнения, снятие исполнительного документа с контроля, направление исполнительного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителя о состоянии исполнения документов.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, сообщения о результатах рассмотрения или исполнения соответствующим заинтересованным лицом.

Нормативные правовые акты, официальные акты высших судебных органов и судейского сообщества